ネクストクラウドでできるPPAP対策

１．パスワード付きZIPファイル廃止

2020年11月17日　平井卓也デジタル改革担当相がパスワード付きZIPファイルの送信ルールを廃止と発表しました。
ニュースサイトから要約すると、以下のような内容です。
・パスワード付きZIPファイルの送信ルールを廃止
・スマートフォンでメール内容を見られないのは致命的

また、発表を受けてJIPDEC（プライバシーマーク運営団体）も、
「従来から推奨していない」と公式発表がありました。

そもそもこの慣習ですが、日本特有で海外では非推奨です。
また、ここ数年でパスワード付きファイルはメールサーバーで破棄されてしまったり、ZIPファイル付きメールというだけで、破棄されるケースもあるようです。

では、今後どうしましょう？ということで、
ファイル共有オンラインストレージのNextcloudの利用を今回は提案していきます。

２．何ができる？

Nextcloudの場合、オンラインストレージですのでメールでファイルを送る必要がなくなります。ファイルはセキュアな環境に置きますので、パスワード付きZIPファイルも必要ありません。
また、マルチデバイス対応でスマートフォンでの利用も可能です。

Nextcloudを導入した場合との違い

３．共有機能の紹介

Nextcloudの代表的な機能から、以下の３つを今回はご紹介します。
・ファイル共有（Nextcloudのユーザー同士）
　同じNextcloudにログインするユーザー同士であれば、ファイル共有機能によりいつでもどこからでも様々なデバイスからファイルにアクセスすることができます。　

・URL共有（Nextcloudのユーザー以外の相手と共有）
　ファイルを共有するためのURLを一時的に設定できる機能。
　見せたい相手にURLとパスワードを教えればファイルが見えます。
　URLで共有するので、アカウントは不要で社外の人とも簡単に共有できます。
　
・ゲストアカウント払い出し（専用プラグイン導入）
　相手のメールアドレスを指定して、Nextcloudのゲストアカウントの発行とファイル共有を同時にできます。

どの方法でも、メールにファイルを添付する必要はないので、誤送信によるファイル漏洩リスクを軽減できます。

４．おわりに

パスワード付きZIPファイルをメール添付で送信するのは、世の中の時流から外れてきています。色んな代替サービスがありますが、Nextcloudを使えば、社内外のユーザーに簡単に、リスクも少なくファイルを共有することができます。
また既にファイルサーバーをお持ちの場合でも、外部連携機能によりNextcloudによる一元管理も可能です。
これを機に、まずはNextcloudを試して導入をご検討してみてはいかがでしょうか？

　実際には様々な導入条件にもよりますので、ご検討の際はお問い合わせからご相談をお願いいたします。